Peta Persoalan Audit Public Relation.

Peta Persoalan Audit Public Relation.

Hallo Selamat Datang di Blog aku ^_^

ini adalah tulisan pertamaku loh di blog ini, tulisan ini aku buat pertama kali untuk memenuhi salah satu mata kuliah aku yaitu Audit PR. Selamat membaca semoga bermanfaat ya untuk kalian semua.

Public Relation adalah proses interaksi dimana public relation menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak, dan menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik, bertujuan menanamkan keinginan baik, kepercayaan saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari publiknya.

Seorang Public Relations merupakan seseorang yang menjadi jembatan antara perusahaan atau organisasi dengan publiknya.  Seorang Public relations membantu sebuah perusahaan, oganisasi, badan atau institusi agar publik mau bekerja sama dengan baik. Selanjutnya Seorang PR harus mengetahui apakah pelaksanaan program atau kegiatan yang dilakukan apakah sesuai dengan rencana atau tidak. Melalui evaluasi atau penilaian program PR, kita dapat mengetahui apakah di masa yang akan datang ada yang perlu diperbaiki.

Audit komunikasi merupakan bagian dari tolak ukur, aplikasi, dan persiapan strategis untuk mendesain suatu perencanaan, program dan kerja PR,  Kegiatan audit komunikasi dirancang untuk memberikan penjelasan mengenai adanya perbedaan antara kenyataan dilapangan yang dihadapinya dengan kegiatan komunikasi dikaitkan dengan reaksi tanggapan pihak publik (khalayak sasaran).

Definisi audit yang diberikan American Accounting Association, audit merupakan proses sistemik dalam perolehan dan penilaian secara objektif atas bukti-bukti berkenaan dengan pernyataan tentang tindakan-tindakan dan peristiwa-peristiwa ekonomi yang menentukan tingkat kecocokan antara pernyataan tersebut dengan criteriakriteria baku, serta pengkomunikasian hasil-hasilnya kepada pihak pengguna yang berkepentingan (Andre Hardjana, 2000:6).

Begitu pula definisi yang diberikan oleh Joseph A. Kopec, seperti yang dikutip cutlip, Center dan Broom (Ngurah Putra, 1998 : 26) yang menyatakan audit komunikasi ”sebagai sebuah analisis lengkap tentang komunikasi organisasi baik internal maupun eksternal yang dirancang untuk memahami kebutuhan, kebijakan, praktek dan kemampuan komunikasi, dan untuk menemukan data sehingga manajemen puncak dapat membuat keputusan yang ekonomis dan berdasarkan informasi lengkap tentang tujuan kedepan komunikasi organisasi”.

Tujuan audit komunikasi dalam kegiatan PR:

Audit komunikasi seringkali digunakan untuk mengevaluasi bagaimana suatu organisasi berlangsung berkenaan dengan suatu karakteristik unsur pokok kelompok

Audit komunikasi digunakan untuk menganalisis kedudukan perusahaan dengan karyawan atau komunitas tetangga perusahaan, menilai pembaca terhadap saran komunikasi rutin seperti laporan tahunan dan news release; atau menguji penampilan organisasi/perusahaan sebagai warga perusahaan. 

Audit komunikasi sering memberikan benchmark (tanda untuk menentukan tingginya letak suatu daerah/perusahaan) menghadapi program PR dimasa mendatang yang dapat diterapkan dan diukur.

Alasan diselenggarakan audit komunikasi :

1.      Untuk mengetahui apakah program komunikasi berjalan dengan baik

2.      Ingin membuat diagnosis tentang masalah yang terjadi atau berpotensi dan peluang yang mungkin terbuang

3.      Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan baru atau praktek komunikasi yang terjadi

4.      Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan operasional lain

5.      Ingin menyusun anggaran kegiatan komunikasi

6.      Ingin menetapkan patok banding

7.      Ingin mengukur kemajuan dan perkembangan dengan membanding-kannya dengan patok banding tadi

8.      Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi

9.      Ingin membangun landasan dan latar belakang guna mengembangkan kebijakan dan program komunikasi baru (Andre Hardjana, 2000 : 17-18)

Audit Komunikasi biasanya dilakukan untuk mengukur efektivitas suatu kegiatan atau program komunikasi. Dalam sebuah organisasi, (sebagai bagian dari fungsi public relations) audit komunikasi diperlukan untuk:

1.      Menentukan “lokasi” di mana kelebihan muatan informasi ataupun kekurangan muatan informasi terjadi berkaitan dengan topik-topik, sumber-sumber, dan saluran-saluran komunikasi tertentu

2.      Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan/atau kepada sumber-sumber informasi

3.      Mengukur kualitas hubungan-hubungan komunikasi

4.      Mengenali jaringan-jaringan yang aktif-operasional untuk desas-desus, pesan-pesan sosial dan pesan-pesan kedinasan

5.      Mengenali sumber-sumber kemacetan arus informasi dan para penyaring informasi dengan memperbandingkan peran-peran komunikasi dalam praktik

6.      Mengenali kategori-kategori dan contoh tentang pengalaman-pengalaman dan peristiwa-peristiwa komunikasi yang tergolong positif ataupun tergolong negatif

7.      Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi, kelompok, dan organisasi dalam kaitannya dengan topik, sumber, saluran, frekuensi, jangka waktu, dan kualitas interaksi

8.      Memberikan rekomendasi-rekomendasi tentang perubahan ataupun perbaikan yang perlu dilakukan berkaitan dengan sikap, perilaku, praktik-praktik kebiasaan, dan keterampilan yang didasarkan atas hasil analisis audit komunikasi (Hardjana, 2000 dalam Kriyantono, 2006).

Pendekatan audit komunikasi :

1. Pendekatan konseptual yang berkaitan dengan kinerja organisasi dibidang komunikasi atau efektivitas sistem komunikasi. Untuk itu diawali dengan pemilihan standar untuk mengukur kinerja organisasi, yakni mengukur sejauh mana tingkat pencapaian tujuan dan sasaran dari kegiatan-kegiatan komunikasi tercapai. Kemudian diaplikasikan pada pemeriksaan kinerja organisasi. Efektivitas itu sendiri berkaitan dengan berapa besar dampak kegiatan penyebaran informasi atau tingkat kesesuaian antara penyampaian informasi dan kebutuhan informasi. Efektivitas komunikasi dapat diukur dengan enam kriteria, yakni :

- Penerima komunikasi (receiver)

- Isi pesan (content)

- Ketepatan waktu (timing)

- Saluran (media)

- Format keemasan (format)

- Sumber (source)

2. Pendekatan survey sebagai alat tunggal, merupakan riset evaluasi lapangan yang paling banyak dilakukan, hampir semua riset evaluatif dalam komunikasi organisasi termasuk dalam kategori ini, diantaranya riset homofili yang mengukur efektivitas komunikasi berdasarkan kemiripan ciri-ciri (frame of reference) antara penyampaian dan penerima komunikasi, riset kecemasan atau ketidakamanan karyawan dengan berbagai posisi dalam jaringan interaksi, riset kredibilitas yang berkaitan dengan hubungan manusiawi antara pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi khususnya keandalan, riset kontingensi yang mencari kondisi-kondisi kritis yang berpengaruh pada komunikasi baik kondisi mikro maupun makro, yang menimbulkan masalah, riset jaringan yang mencari hubungan antar anggota dalam kelompok maupun antar kelompok. Kemudian menghubungkannya dengan macam-macam aspek komunikasinya, seperti kebutuhan kepuasan dan kinerja, serta riset efektivitas komunikasi dan organisasi yang memeriksa hubungan komunikasi efektif dan kinerja organisasi.

3. Pendekatan prosedur yang lebih mengutamakan proses penyelenggaraan audit komunikasi dari pada alat-alat pengukuran yang digunakan. Pendekatan ini paling kompleks, karena melibatkan sekelompok auditor dengan alat ukur ganda untuk seluruh organisasi dalam suatu kurun waktu.

Ada beberapa kasus Audit PR salah satunya pada perusahaan bedak PT. Pigeon.

Tahun 2000an Perusahaan bedak PT. Pigeon memproduksi bedak padat untuk wantia remaja , namun bedak padat tersebut di isukan mengandung pewarna pakaian yang berbahaya bagi kulit. Masalah seperti perusakan lingkungan, perlakuan tidak layak terhadap karyawan, dan cacat produksi yang mengakibatkan ketidaknyamanan ataupun bahaya bagi konsumen adalah menjadi berita utama surat kabar.

Oleh karena itu PR PT.Pigeon perlu melakukan beberapa tindakan dibawah ini agar masalah-masalah bisa teratasi dengan baik. Berikut pengembangan penjabaran berdasarkan teori Cutlip & Center (dalam Ruslan, 2014:148): proses perencanaan program kerja melalui “proses empat tahapan atau langkah-langkah pokok” yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja public relations (PR) atau kehumasan, yaitu:

1.            Penelitian dan mendengarkan (research-listening) - fact finding

mencari data-data yang akurat mengenai produk kami  dengan bahan-bahan yang digunakan untuk pembuatan bedak padat tersebut dan melihat kelapangan /masyarakat yang menggunakan produk tersebut apabila keadaannya mengacu pada hal yang menggawatkan perusahaan misallnya masyarakat banyak yang menganggap bedak padat  tersebut berbahaya sehingga di demo keberadaannya.

maka tahap selanjutnya adalah menentukan dan memahami data tersebut agar dapat menentukan keputusan selanjutnya. Tahapan fact finding ini penting bagi seorang PR, karena data yang diperoleh harus benar-benar sesuai dengan keadaan yang sebenarnya terjadi (akurat). Apabila dalam tahapan fact finding seorang PR salah mengumpulkan data maka tindakan selanjutnya sudah dapat dipastikan salah semuanya sehingga harus memulai tahapan fact finding dari awal untuk bisa menentukan tindakan selanjutnya yang tepat agar tujuan perusahaan tercapai. Jadi dalam tahapan ini, PR harus tau dan paham betul apa yang menjadi permasalahan dalam perusahaannya sehingga dapat dengan tepat menentukan tindakan selanjutnya.

2.            Perencanaan dan mengambil keputusan (planning-decision)-planning

Menyusun rancangan hal hal apa saja yang harus dilakukan oleh seorang PR, setelah PR mendapatkan bukti dan fakta bahwa produk perusahaan tidak mengandung bahan pewarna pakaian yang berbahaya untuk kulit,rencana  pertama akan dialkukan adalah conferensi pers yaitu dengan mengundang para wartawan di lobby perusahaan pigeon  kemudian membawa ahli lab dan dokter kulit yang telah menyelidiki composisi dari bahan pembuatan bedak tersebut dan PR sebagai perwakilan atau juru bicara dari perusahaan , kemudian mengadakan acara bazzar di mall dan didalamnya ada uji coba pembuktian bedak yang berbahaya dengan yang aman dan juga memberikan hadiah bagi pembeli bedak tersebut. Dan  dengan tempat yang sama yaitu di mall perusahaan pigeon akan  mengadakan talk show dengan mengundang artis “icon”  dan mengundang badan pom ,dokter kulit. membuat berita melalui media cetak,majalah  mengenai perbaikan citra dari produk kami.membuat iklan yang mengandung unsur pembuktian bahwa bahan-bahan pembuatan bedak ini adalah alami semuanya dan tentunya juga harus menarik dengan memperhatikan komposisi warna dan icon atau artis yang menjadi talent dalam iklan tersebut.

3.            Mengkomunikasikan dan pelaksanaan (communicating-action)

Kemudian PR akan membagikan tugas kapada karyawan yang memiliki keahlian pada tugasnya masing masing agar rancangan yang telah disusun berjalan dengan baik misalnya membagi tugas untuk acara event siapa saja yang mengatur lokasi, bintang tamu dsb, kemudian yang merancang berita di media cetak agar terlihat lebih menarik dan tugas lainnya .Setelah semua hal-hal sudah di atur dengan baik, PR beserta karyawan lain yang ikut serta membantu kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya langsung melakukan tindakan dan terjun kelapangan untuk merealisasikannya. Tentunya setiap kegiatan ini juga kami bekerja sama dengan pihak media agar setiap kegiatan kami di beritakan sehingga perusahaan kami membaik imagenya. Tentunya hal ini juga diawali dengan hubungan yang baik antara PR dengan para wartawan/pers .Dalam pelaksanaan kegiatan seorang PR perusahan yang memegang andil besar bagi kegiatan yang akan dilaksanakan ini maka PR harus mengontrol segala kegiatan yang dilakukan agar meminimalisir kesalahan dan meluruskan segala sesuatu yang melenceng dari jalur yang telah disepakati atau ditentukan . tujuan lainnya yaitu agar segala kegiatan berjalan sesuai rencana sehingga target atau tujuan yang diinginkan bisa tercapai dengan baik karena pada dasarnya yang merancang kegiatan ini adalah seorang PR, maka PR itu juga yang harus mengawasi agar sesuai track/perencanaan awal.

4.             Mengevaluasi (evaluating)

Setelah selesai kagiatan tersebut seorang  PR perusahaan pegeon akan mengevaluasi seluruh kegiatan tersebut apakah berjalan sesuai rencana ,lancar dan memenuhi target yang diinginkan sehingga kedepannya diperlukan modifikasi atau tidak.dan tidak lupa setelah kegiatan ini PR juga harus memantau segala pemberitaan yang berkembang di publik melalui media massa maupun media elektronik.

  

Membangun Pencitraan dan Reputasi

Strategi Public Relations PT. Pigeon berupa Corporate Social Responsibility (CSR) yaitu suatu konsep bahwa organisasi, khususnya (namun bukan hanya) perusahaan adalah memiliki suatu tanggung jawab terhadap konsumen, karyawan, pemegang saham, komunitas, lingkungan dalam segala aspek operasional perusahaan dan Iain-lain. Untuk menjalin hubungan baik dengan stakeholder Public Relations PT. Pegeon melalui program Corporate Social Responsibility dalam membangun citra perusahaan.

Sehingga dalam hal ini kegiatan CSR sangat diperlukan Public Relations PT. Pigeon dalam menjalankan tugasnya, salah satunya untuk membina hubungan kerjasama dengan masyarakat dalam bidang produk bedak bayi. Berdasarkan sifatnya, pelaksanaan program Corporate Social Responsibility dapat dibagi dua, yaitu: Program Pengembangan Masyarakat (Community Development), dan Program Pengembangan Hubungan atau Relasi dengan publik (Relations Development). Dalam program pengembangan relasi dengan publik, program Corporate Social Responsibility yang merupakan tanggung jawab perusahaan terhadap lingkungan, baik fisik (berkaitan dengan sampah, limbah, polusi dan kelestarian alam) maupun sosial kemasyarakatan, sebaiknya menjadi perhatian khusus bagi divisi Public Relations atau Hubungan Masyarakat.

Dalam implementasi program Corporate Social Responsibility, Public Relations (PR) mempunyai peran penting, terlebih dalam konteks pembentukan citra perusahaan. Dalam pelaksanaannya Public relations terlibat sejak proses pengumpulan fakta, perumusan masalah, perencanaan dan pemrograman, aksi dan komunikasi, serta evaluasi untuk mengetahui sikap publik terhadap perusahan. Sebenarnya tujuan dari implementasi program Corporate Social Responsibility adalah dalam rangka memperkuat keberlanjutan perusahaan di sebuah kawasan, dengan jalan membangun kerjasama antar stakeholders yang difasilitasi perusahaan dengan menyusun program-program pengembangan masyarakat sekitarnya. Kemudian dalam proses pengembangannya tiga stakeholders inti diharapkan mendukung penuh, di antaranya adalah; perusahaan, pemerintah dan masyarakat.

Strategi Public Relations PT. Pigeon dalam program Corporate Social Responsibility yang sasaran dari Program Corporate Social Responsibility PT. Pegeon: memberikan bedak gratis ketempat plosok-plosok social atau umum, memberi sponsor hadiah kepada event lona bayi sehat atau bayi cerdas dalam bidangnya, Kepedulian perusahaan terhadap lingkungan, Pengembangan kesehatan masyarakat, program menumbuhkan ekonomi kerakyatan, Sosial budaya bagi kesejahteraan masyarakat PT. Pigeon. Bentuk kegiatan Public Relations biasanya dilaksanakan setiap memperingati Hari Ulang Tahun (HUT) PT. Pigeon, dengan melaksanakan event-event yang bersifat sosial kemasyarakatan dan entertainment, seperti mengadakan jalan sehat, pembagian uang tunai dan sembako, mengadakan pasar malam, mengikuti bazar, sumbangan kepada yatim piatu dan Iain-lain. Semua kegiatan ini bertujuan untuk mengimplementasikan program Corporate Social Responsibility agar dapat membentuk opini dan citra positif di mata masyarakat, khususnya di. (company profile).

DAFTAR PUSTAKA

[1] Hardjana,  Andre.  2000.   Audit  Komunikasi  :  Teori  dan  Praktek.  PT. Grasindo. Jakarta.

[2] https://infointermedia.com/4-tahapan-dalam-proses-public-relations-humas/

[3]http://belajarkomunikasilagi.blogspot.com/2013/01/audit-komunikasi-dalam-kegiatan-ppr.html

[4] https://elmurobbie.files.wordpress.com/2009/02/audit-komunikasi.pdf